Le Journal du Recouvrement

Dans la rubrique Se faire payer : les bonnes pratiques

Ne pas payer à temps ses fournisseurs expose à des sanctions financières directes (amendes jusqu’à 2Meur) et des sanctions financières indirectes (Name & Shame : contre-publicité par citation de l’entreprise et de ses manquements)

Le jeu n’en vaut pas la chandelle d’autant que pour sécuriser et accélérer ses paiements de nombreuses solutions existent et pour toutes les bourses. Dans cet article, je résume les mesures de bon sens et les solutions que votre entreprise peut déployer pour se prémunir contre ce risque et être aussi plus responsable :

• Préférez les flux avec commande préalable cela permet de simplifier et d’automatiser les contrôles factures. Les flux de factures sans commande doivent ne représenter que 10% de vos flux.

•  Optez pour des mandats SEPA et prélèvements à l'échéance quand vous le pouvez avec les catégories adéquates de fournisseurs

• Exigez de vos fournisseurs qu'ils vous facturent vite c'est à dire dans les temps. Le retard moyen constaté d’émission de la facture est de 15 jours, du coup il reste peu de temps pour valider et payer.

• Vos fournisseurs composent parfois des factures trop complexes : plusieurs bouts de bon de commande sur une facture. Induisant un travail administratif lourd chez vous et des points de blocage. Militez pour qu'ils vous envoient une ou N factures pour un bon de commande.

• Vos fournisseurs éditent des factures parfois trop complexe pour les systèmes OCR (éléments graphiques, polices exotiques, logo, trame de fond de documents, bordures , dégradés stylistiques malheureux,…). Tous ces éléments concourent à gêner la reconnaissance optique de caractère (OCR) donc l’extraction des informations des factures donc favorise les délais et des couts administratifs chez vous

• Autre good tip les OCR marchent remarquablement mieux sur des pdf sortis de chaîne éditique plutôt que sur des PDF produits par des scanners

• Si vous devez scanner des factures papier (se souvenir qu’en 2023 ce ne sera plus possible), essayez de produire la meilleur image possible 300DPI avec un vrai scanner pro et si possible pas un MFP (Photocopieur). Vous favorisez là aussi le travail de l’OCR.

• Un critère de choix mal exploité par les services achats et comptables est la qualité de la facturation produite par un fournisseur (c’est à dire tous les éléments cités précédemment, plus les erreurs flagrantes parfois répétitives sur l’absence de mentions légales, écarts quantités ou valeurs…) Une mauvaise facturation par votre fournisseur génère des coûts chez vous et empêche la tenue des délais.

• Simplification des validations pour obtenir le Bon à Payer. Trop souvent, on réinvente la roue pour valider une facture. Décrivez vos process dans votre #PAF (Piste audit Fiable) et simplifiez les ! Par ex: quand un bon de commande existe, et que vous avez fait une réception dans votre ERP si BDC=Réception=Facture alors ça ne sert à rien de faire une validation humaine encore, automatisez le paiement

• Militer pour recevoir de vos fournisseurs des factures par voie électronique EDI ou PDF (transmise par email ou portail ou système d’émission)

• Faire des workflow de validation les plus standard et simples possibles, parallélisés et non séquentiels. Il y a de grandes vertus à faire simple. Le workflow doit être nourri par l’erp ou dans l’erp, les comptables ne doivent pas se triturer le cerveau pour savoir où est la bonne information et dans quel outil.

• Connecter les sources d’information data et documents qui favorisent la prise de décision (validation ou rejet) et journaliser les. Utile pour le contrôle fiscal et le contrôle interne.

• Lors des contrôles préliminaires des factures, rejetez TÔT ex: absence de mention légales obligatoires = Rejet tôt et informez votre fournisseur (email et portail de suivi de l’en-cours facture avec motif de rejet explicite)

• Signifiez vite aux fournisseurs l'existence du rejet et son motif. Résoudre ce problème est autant son affaire que la votre. Mettre en place un système actif de Ticket de résolution d’un rejet est structurant et industriel

• Partagez mieux l’information avec vos fournisseurs pour éviter les mauvaises perceptions, le manque de confiance est souvent lié à l’effet tunnel et des process perçus comme peu fiables. La transparence par des messages et un portail aident à bâtir une meilleure collaboration et donc plus de confiance. ex : Portail Facture fournisseur.

• Ne pas hésitez à informer par batch vos fournisseurs sur l'état des factures dans vos systèmes et sur les paiements à venir. Toujours apprécié.

Le sujet est vaste, les bonnes idées partout.

Pour creuser le sujet sanction

Consultez les amendes distribuées aux entreprises pour non respect des délais de paiement: https://www.economie.gouv.fr/dgccrf/sanctions-delais-paiement

Sanctions et règlement des litiges

Le non respect des délais de paiement est passible d’une amende administrative, fixée par l’article L441–16 du code de commerce. L’article 123 de la loi n° 2016–1691 du 9 décembre 2016 (dite Sapin 2) a renforcé les sanctions pour retard de paiement, qui peuvent atteindre 2 millions d’euros et sont systématiquement publiées par la DGCCRF.

⇒ voir la liste de sanctions prononcées pour dépassement des délais légaux, publiée par la DGCCRF

Par ailleurs, l’article 3 de la loi n° 2019–486 du 22 mai 2019 (Pacte) prévoit la publication des sanctions dans la presse, aux frais de l’entreprise, en complément à la publication sur le site internet de la DGCCRF.

En matière de litiges, le médiateur des entreprises, est chargé de faciliter la résolution des différends d’ordre relationnel ou contractuel entre les entreprises privées (relation client-fournisseur) ou entre entreprises et donneurs d’ordre publics.

Marc Wolff de STRATOW "une meilleure collaboration est possible avec vos fournisseurs grace à la dématérialisation des factures STRATOW"