Le Journal du Recouvrement

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Bon de commande et facture : sécuriser ses encours clients

Dans la rubrique Se faire payer : les bonnes pratiques

 

Fotolia_115300548_XS.jpg"Risque" et "client" peuvent sembler antinomiques  - après tout les clients sont autant d'opportunités de se développer pour l'entreprise. Pourtant, le risque d'impayé – appelé également risque client - représente paradoxalement une sérieuse menace pour l'entreprise. Les retards de paiement seraient la cause d’un quart des défaillances d’entreprises ! Or la commande, trop souvent négligée, est probablement l’étape de la relation client la plus importante pour réduire les délais de paiement, voire éviter les impayés.


Rappelons tout de suite une règle d'or : on ne lance pas une prestation sans bon de commande ou contrat signé ! Cet accord écrit verrouille la transaction et fixe les obligations de chaque partie ; il est aussi le point de départ de la relation client dont il pose les règles.

Nous récupérons encore beaucoup trop de dossiers d’impayé sans commande signée. Ce document juridique et commercial est pourtant le socle de la relation client-fournisseur.

Quelques principes de base

Les conditions générales de vente : elles prévalent sur toute condition générale d'achat du client et incluent les conditions de paiement. Il faut faire preuve de clarté pour fermer la porte à de futurs contentieux !  Les conditions de paiement couvrent l'échéance, l'escompte, les pénalités de retard encourues. Ne pas hésiter à les négocier avec le client : sa bonne volonté à les accepter facilitera d’autant plus le recouvrement de la facture à l’échéance.

 

Des clauses qui protègent le fournisseur : selon la nature de la prestation, plusieurs clauses anticipent des scénarios d'impayés et allègent leurs conséquences. Parmi elles :
- Clause résolutoire : contrat résilié de plein droit à défaut de paiement.
- Clause de déchéance du terme : toutes les échéances sont dues au premier défaut de paiement
- Clause de réserve de propriété : transfert de propriété après paiement complet
- Clause d’attribution de compétence : indique le tribunal compétent (territorialement) pour traiter les litiges
- Clause pénale : prévoit une somme forfaitaire allouée à défaut de paiement en plus des pénalités de retard

 

Les clauses particulières : il s’agit de fixer le périmètre de la prestation, ainsi que son prix. C’est le B-A BA de la commande puisque ce sont ces informations qui seront reprises sur la facture.

Signature et cachet client obligatoires ! Ils doivent être apposés sur les conditions particulières à chaque transaction, comme sur les conditions générales qui s'appliquent à l'ensemble des ventes d'une même catégorie.

La commande ne garantit pas à elle seule la bonne réception du règlement. La facture est bien le dernier levier, peut-être le plus important d'ailleurs, pour encaisser la prestation dans les temps.

 

Clarté, cohérence et conformité : voici trois qualités de la facture parfaite. La facture doit être rédigée de façon simple, et en cohérence avec le bon de commande. Difficile en effet d'exiger le paiement d'une prestation qui, sur le papier, ne correspond pas à ce qui a été commandé !

D’après la dernière étude de Sidetrade, dévoilée le 13/02 dernier, 1 facture sur 7 serait bloquée, jugée « non conforme » par les donneurs d’ordre, rallongeant les délais de paiement de 45 jours supplémentaires en moyenne !

 

Le développement sur la Toile de solutions métiers a pourtant facilité l’accès aux outils de prise de commande, de facturation et de gestion d’encours clients. Ces progiciels métiers simples, efficaces et pas chers se sont multipliés. Toutes les entreprises peuvent désormais à moindre frais améliorer leurs délais de paiement et réduire le nombre d’impayés tout en véhiculant une image de professionnel !

 

De notre côté, nous serions mal inspirés si notre cabinet n’avait pas opté pour ce formalisme avec nos propres clients. Comment les conseiller sur ces fondamentaux et relancer leurs débiteurs, si nous n’avions pas avec eux cette rigueur ? C’est désormais chose faite pour Direct Recouvrement. Nous avons choisi depuis 1 mois la plateforme Fluidcommand.fr, dont le slogan est « vous allez AIMER FACTURER ! ». On adhère totalement.

 

A bon entendeur…

 

Philippe Bernis (Direct Recouvrement)



06/03/2018
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