Le Journal du Recouvrement

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Rappel sur les obligations en matière de facturation

Dans la rubrique La réglementation en vigueur

 

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Nous sommes fréquemment interrogés par nos clients sur les obligations en matière de facturation. À l’heure où la réglementation vient d’être modifiée pour être en conformité avec le droit communautaire, il nous semble intéressant de faire le point sur les règles de facturation à ce jour applicables. Il est très important pour tout professionnel, quelle que soit sa forme juridique, qu'il agisse en tant que fournisseur ou en tant que client, de bien connaître les règles de facturation. La facture a en effet plusieurs fonctions : juridique, économique, comptable et fiscale.

 

Emission : La règlementation économique exige qu’une facture soit émise pour les ventes de biens et les prestations de services effectuées pour les besoins d'une activité professionnelle. Ainsi le critère pertinent, selon les règles du Code commerce, est l’usage professionnel qui va être fait de la marchandise achetée ou du service rendu. Si le client agit à titre privé (particulier), le professionnel peut remettre à son client un ticket de caisse.

 

Les acomptes perçus avant la réalisation du fait générateur de toutes les opérations visées ci-dessus donnent lieu à l’émission d’une facture.

 

Date : Les factures doivent, en principe, être émises dès la réalisation de la livraison de biens ou de la prestation de services. Pour une prestation de service, la réalisation s’entend comme le moment où elle est exécutée. Pour une vente de bien, la réalisation se traduira par la livraison du bien ou par sa prise en charge par le vendeur. Exception à la règle de facturation immédiate, la facture récapitulative est possible pour des entreprises qui réalisent des opérations récurrentes avec un même client de manière très régulière au cours d’un même mois. La facture récapitulative doit être établie au plus tard à la fin du mois.

 

Paiement : Le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne peut dépasser soixante jours à compter de la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois. Le délai de paiement supplétif est fixé à 30 jours date de facture.

 

Formalisme : Les factures doivent être établies en double exemplaire et chaque partie doit en garder un exemplaire, sur un support papier. Il est néanmoins désormais possible de recourir à la facturation par voie dématérialisée (facture électronique).

 

Les mentions obligatoires :

- La  date d’émission

- Le numéro de la facture

- Le nom / dénomination sociale et adresse du vendeur ou du prestataire : faire apparaître le numéro SIREN, la raison sociale, la structure juridique et l’adresse

- Le nom /  dénomination sociale et adresse de l’acheteur : délivrée en principe au siège social, mais peut-être délivrée à un établissement secondaire, à la condition que la dénomination corresponde exactement à celle de l’entreprise cliente.

- Le numéro de TVA du vendeur ou du prestataire

- La dénomination précise des produits/services : La simple référence à un document annexe définissant le produit ou la prestation ne répond pas à cette condition de dénomination précise

- La quantité des produits / services

- Le prix unitaire hors taxe

- Le taux de TVA légalement applicable et le montant de la TVA

- En cas d’autoliquidation de la TVA par le preneur, une mention relative à l'autoliquidation

- Toute réduction acquise à la date de la vente / prestation (remise…)

- Le numéro d'identification TVA du client

- La date du règlement

- Le taux d’escompte

- Le taux des pénalités de retard

- Les indemnités pour frais de recouvrement (uniquement pour les clients professionnels)

 

Conservation des factures : Obligation faite aux commerçants de conserver leurs livres de comptes et documents commerciaux pendant 10 ans, de les mettre à la disposition des autorités compétentes.

 

Prescription en matière commerciale : 5 ans

 

Outre les sanctions administratives en cas de manquement à ces (nombreuses) obligations, une facture établie dans les règles de l’art accélère les encaissements, évite les impayés et renvoie une image de rigueur à son client… A vos factures !



20/10/2016
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