Le Journal du Recouvrement

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Externaliser le recouvrement de créances : solution aux problèmes de trésorerie ?

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Le contexte actuel de crise économique a fortement modifié la gestion financière des entreprises. La diminution des marges commerciales, l’allongement des délais d’encaissement et la raréfaction des crédits bancaires détériorent les équilibres financiers. La gestion de la trésorerie, et plus particulièrement le recouvrement de créances, est devenue par obligation une préoccupation forte des Directeurs Financiers. Les moyens alloués à cette mission, qu’ils soient internes ou externes, font désormais partis des priorités de l’entreprise. Sécuriser ses actifs avant même de conquérir de nouveaux marchés est devenu le nouvel enjeu des sociétés.

 

Suivre son encours clients

 

Une entreprise peut-elle se priver de suivre ses encours clients et s’affranchir de relancer ses factures ? Le cash est le nerf de la guerre. Piloter son entreprise sans optimiser son Besoin en Fonds de Roulement, c’est se priver d’une source de financement, délaisser ses partenaires, voire risquer la cessation de paiement. L’intérêt de relancer au jour le jour ses factures est donc de 3 ordres :
-    Intérêt micro-économique : Pour croître l’entreprise a besoin de financement. A l’heure où les crédits bancaires se raréfient, diminuer les délais d’encaissement est la source de financement la plus rapide et la moins onéreuse pour l’entreprise. Un retard moyen d’1 mois sur les encaissements pour un CA annuel de 1000 keuros, c’est 100 Keuros de cash en moins !
-    Intérêt financier : Un décès d’entreprise sur 4 est dû à la défaillance d’un client. Relancer en temps et en heure ses factures, c’est diminuer significativement le risque d’impayé. Or, un impayé de 5 keuros sur un produit dont la marge est de 10%, nécessite un CA sup de 50 keuros pour compenser cette perte !
-    Intérêt commercial : Suivre son encours clients, et relancer ses factures aux échéances, c’est aussi adresser un message de rigueur à ses partenaires. Le suivi des encaissements renvoie une image d’exigence. Par ailleurs, la relance des factures est également un bon moyen de sonder les clients sur leur satisfaction, voire entamer déjà la discussion sur une prochaine collaboration.


Gérer les encours clients avec rigueur, c’est vitaminer la trésorerie, sécuriser les actifs et booster la croissance de l’entreprise.

 

Externaliser le recouvrement

 

Quelle organisation de la comptabilité clients adopter au sein de l’entreprise pour gagner en efficacité ? L’externalisation est une alternative qui se démocratise de plus en plus. Cette solution peut en effet s’avérer gagnante quel que soit la taille et les ressources de l’entreprise.


Les PME et ETI choisiront l’externalisation pour palier rapidement la défaillance en interne de la relance clients voire combler son absence. Les solutions offertes par les sous-traitants en recouvrement de créances permettent d’obtenir des gains de trésorerie immédiats. Par ailleurs, cette solution s'adapte parfaitement aux exigences de flexibilité de ces entreprises. Les contrats souples d'externalisation permettent en effet d'ajuster cette charge qui est fortement corrélée à l'activité de l'entreprise.


Les grands comptes, dotés quant à eux déjà d'une comptabilité clients structurée, peuvent également externaliser à bon escient certaines relances. Des opérations « coups de poing » lancées par un cabinet de recouvrement de créances permettent de récupérer un maximum de liquidité, avant une clôture fiscale par exemple. Cette prestation devient alors complémentaire des relances quotidiennes réalisées par l’entreprise. Très appréciées des directeurs financiers, ces opérations ponctuelles de grandes envergures améliorent significativement les ratios financiers tels que le cash-flow ou le BFR.


L’externalisation du recouvrement de créances s’adapte donc à toutes les entreprises. La gestion de la trésorerie impose des solutions rapides et rentables, que les prestataires en recouvrement de créances doivent être capables d’adapter à la situation propre de l’entreprise.

 

Méthodologie

 

Externaliser la relance du poste clients est une décision importante, que l’entreprise doit prendre avec la plus grande attention. La base clients est son bien le plus précieux. La confier à un prestataire nécessite une coopération forte. Le professionnalisme du cabinet sera déterminant dans le choix final de l’entreprise.


Un audit de la situation est la première étape avant toute collaboration. Quelle est la typologie des clients, la fréquence de la facturation, l’organisation de l’administration des ventes, les objectifs à atteindre… Le cabinet de recouvrement de créances doit être une force de proposition et adapter sa prestation à la situation de l’entreprise : relances écrites et/ou téléphoniques, niveau des relances (rappel d’échéance, mise en demeure, calcul des pénalités de retard…), relance sous l’entité du cabinet ou de l’entreprise, ... Toutes ces questions doivent être soulevées en amont !


D’autre part, il faut prévoir la transmission de l’information. Les retours clients sur d’éventuelles contestations ou promesses de paiement reçues par le sous-traitant doivent être formalisés, tout comme les règlements reçus directement par l’entreprise. Le succès de l’opération en dépend ! Les tableaux de bord et reporting permettent de gagner en efficacité.  


L’audit est donc un préalable indispensable. La prestation sera d’autant plus efficace que la relation entre le donneur d’ordre et le prestataire en recouvrement sera transparente et proactive.

 

Avantages et inconvénients

 

Il existe bien un inconvénient à l’externalisation du recouvrement de créances. Comme toute sous-traitance, l’absence de maîtrise du donneur d'ordre dans la prestation peut être vécue comme un handicap. L’encaissement de la facture, et donc sa relance sont des étapes à part entière de la transaction commerciale avec son client. Elles closent la relation contractuelle. Confier la relance de ses factures à un prestataire extérieur c’est se priver de cette dernière étape. Pour pallier à cet inconvénient, le professionnalisme du sous-traitant sera déterminant.


Les avantages sont quant à eux multiples. Externaliser le recouvrement de créances, c’est avant tout se doter rapidement d’un service opérationnel dédié. Pour les entreprises qui n’ont ni le temps, ni les effectifs, c’est sans aucun doute une solution efficace. Les gains en trésorerie sont immédiats.


D’autre part, le tarif forfaitaire, généralement proposé par ces prestataires en recouvrement de créances, permet d’intégrer le coût de l’opération très précisément, contrairement aux honoraires sur résultats appliqués sur certains dossiers d’impayés.  Le coût de la prestation est dans la plupart des cas un forfait indexé sur le nombre de relances à effectuer. Parfaitement corrélée à l’activité de l’entreprise, cette charge s’intègre ainsi facilement aux prévisions.


Enfin, la connaissance des règles en droit des affaires et l’expérience minimisent le risque d'impayés. Les clients de "mauvaise foi" cèderont d'autant plus rapidement que leur fournisseur professionnalise ses relances. Par ailleurs, l'externalisation des relances permet à l'entreprise de se recentrer sur son coeur de métier et de véhiculer une image de rigueur auprès de ses partenaires.  

 


A l’heure où la santé financière des entreprises fluctuent constamment, où les contraintes de cash apparaissent vitales, la relance des factures par un véritable professionnel est de plus en plus recherchée. La bataille que se livrent les cabinets de recouvrement de créances pour s’accaparer ce « nouveau » marché doit bénéficier aux entreprises. Encore faut-il trouver le bon partenaire dans cette multitude d’offres…


Philippe Bernis - Direct Recouvrement





17/05/2013
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