Le Journal du Recouvrement

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Externaliser la relance de ses factures

Dans la rubrique Etudes de cas

 

Fotolia_222224_XS.jpgObjet de la créance : Lot mensuel de factures

Date de l'affaire : 2013

Montant : 50 K€ / mois (100 factures)

 

Résumé de la situation

Une société de services  adresse en moyenne à chaque fin de mois une centaine de factures à ses clients professionnels, pour un total de 50 K€. Les échéances de paiement sont contractuellement fixées à 30 jours date de facture.

Le recouvrement de ces factures a été peu à peu délaissé par la société qui subit en 2012 de nombreux retards de paiement. Sans se préoccuper de la relance, les paiements sont reçus en moyenne à 60 jours, quand le débiteur règle de lui-même, sans attendre la relance préventive. Il apparaît en effet que certains d’entre eux prétextent ne pas recevoir les factures et attendent systématiquement un duplicata, gagnant ainsi plusieurs semaines de trésorerie sur le dos de ses créanciers.

Compte tenu des nombreux retards de paiement enregistrés en 2012, la trésorerie de la société s’est rapidement détériorée, malgré un carnet de commande fourni. En février 2013, la société n’a pas d’autres choix que de se déclarer en cessation de paiement. La période d’observation de 6 mois encadrée par le Tribunal de Commerce permettra de déterminer la viabilité de l’activité. La gestion rigoureuse et l’amélioration significative des ratios financiers, et notamment du Besoin  en Fonds de Roulement, seront déterminantes.

Solution

Compte tenu de la situation, et du manque de ressources en interne, la société décide d’externaliser la relance de ses factures. L’objectif est de réduire à très court terme les délais d’encaissement, sans impacter la relation commerciale avec ses clients.

Notre cabinet propose sa solution de recouvrement externalisé. L’opération se déroule à chaque fin de mois selon un scénario bien défini :

-          A j +20 date de facture, la société adresse à notre cabinet sous format Excel la balance clients ainsi qu’une copie pdf des factures correspondantes. Un 1er courrier de « rappel d’échéance » est immédiatement adressé à l’ensemble des débiteurs,

-          A j + 30, l’ensemble des clients est relancé par téléphone pour assurer la mise en paiement des factures. Un rapport détaillant les retours de chacun des clients est remis à la société (promesses de paiement, duplicatas adressés, litiges)

-          A j + 45, la balance est réactualisée par la société tenant compte des règlements reçus, et des relances (téléphoniques) plus coercitives sont adressées par notre cabinet aux débiteurs récalcitrants, jusqu’au paiement complet.

Résultats

La relance préventive des factures a pour objectif de rappeler aux débiteurs les conditions de paiement. Le respect des délais de règlement est une obligation encadrée par l’art. L 441-6 du code de commerce. Les litiges administratifs tels que la perte de la facture, l’oubli du numéro de commande (qui n’est pas une obligation !) ou la mauvaise entité facturée sont rapidement traités en amont, avant l’échéance de paiement.

Les délais d’encaissement sont dès le 1er mois revenus à un niveau raisonnable. Les débiteurs se savent suivis et acceptent généralement d’être relancés avant l’échéance, si le 1er courrier de rappel, ne manifestent pas d’agressivité.

Le professionnalisme et l’expérience dans la gestion des relances permettent non seulement d’améliorer le niveau de trésorerie de la société mais également de diffuser une image de rigueur qui n’est pas contradictoire avec le développement commercial, malgré les préjugés.

 

 

 



26/03/2013
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