Le Journal du Recouvrement

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Encaisser ses factures aux échéances contractuelles – Méthodologie

Dans la rubrique Recouvrement : l'oeil des pros

 

Plus d’un tiers des entreprises règlent leurs fournisseurs avec au moins 10 jours de retard sur les échéances de paiement prévues. Malgré le durcissement de la règlementation en cas de non-respect des délais de paiement, les abus sur ces dépassements d’échéance se généralisent, fragilisant les entreprises les plus vulnérables, la conjoncture économique ne présageant malheureusement aucune amélioration à court terme.
Des solutions existent pourtant bel et bien. Au-delà des sanctions applicables dans le cadre de la règlementation en vigueur sur les retards de paiement, des méthodes simples et efficaces existent pour rappeler à ses clients de régler dans les temps.

- Pourquoi suivre les délais d’encaissement ?

Réduire les délais d’encaissement permet d’améliorer significativement le niveau de trésorerie. Or, le cash dans une entreprise est le 1er indicateur de sa solvabilité. Pour rappel, quand l’actif disponible (essentiellement la trésorerie), ne permet pas de faire face au passif exigible (dette fournisseurs), l’entreprise se trouve « virtuellement » en faillite, et doit dans un délai de 45 jours se déclarer en état de cessation de paiement au Greffe du Tribunal de Commerce. Le ratio cash / dette fournisseurs est donc probablement le 1er des ratios à surveiller !


Suivre régulièrement les encaissements a aussi la vertu d’identifier le plus tôt possible les situations de blocage. Un problème sur la marchandise ou la prestation vendue contrarie généralement les perspectives d’encaissement. Plus l’entreprise laisse s’installer un litige, et plus la facture sera compliquée à recouvrer. Surveiller régulièrement  ses encours clients permet donc d’identifier les risques d’impayé le plus tôt possible qu’il s’agisse d’un client de bonne ou de mauvaise foi et d’engager ensuite rapidement les actions adéquates pour éviter le défaut de paiement (résolution à l’amiable ou recouvrement contentieux).

- Comment inciter ses clients à payer à l’échéance

En BtoB, la vente à crédit est  généralement d’usage. Les conditions de paiement peuvent être librement fixées entre contractants. Par défaut et selon l’article L 441-6 du code commerce, les échéances de paiement sont fixées à 30 jours date de facture et ne peuvent dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours date de facture.

 

1- Sensibiliser le client dès la signature du contrat

 

Pour éviter tout malentendu, et faire respecter le délai de paiement, ces conditions de crédit doivent être clairement énoncées à la signature du contrat. Plus le montant de la transaction est important et plus ces conditions doivent prendre une part importante dans la négociation du contrat de vente. On discute la désignation et le périmètre de la prestation, son prix de vente avec remise et autres ristournes mais également les modalités de paiement (échéances et moyens de paiement). Sensibiliser son client en amont sur un délai de paiement évite les malentendus, et légitime d’autant la relance de la facture : « Votre responsable avait négocié et accepté un paiement à 30 jours, vous ne pouvez pas raisonnablement retarder davantage la mise en règlement. Je vous envoie par mail une copie de ces conditions de paiement validées, et attend un règlement dans la semaine comme indiqué ».

 

2- Relancer sans froisser la susceptibilité de son client

 

Compte tenu des conditions de paiement préalablement négociées, il ne devrait pas y avoir de difficultés à relancer ses clients. En théorie donc, le respect des échéances est simple à faire entendre à ses clients. En pratique néanmoins, les relations commerciales imposent souvent de temporiser cette relance. La situation fortement concurrentielle de tel secteur d’activité, la mansuétude à l’égard de clients privilégiés, le petit malentendu sur la dernière livraison, la négociation en cours sur le renouvellement de son contrat… sont autant de bonnes raisons pour ne pas « harceler » ses clients sur le paiement attendu. 
Comment, dans ces conditions, faire passer le message à son client de régler immédiatement une facture sans le contrarier et l’inciter ensuite à contracter avec d’autres prestataires moins regardant sur ces délais ? Une des méthodes à appliquer en recouvrement de créances, dans ce cas de figure, est de trouver un prétexte à la relance :


o Prétexter l’envoi automatique de vos courriers de relance par le biais d’un progiciel. Ce n’est donc finalement plus vous qui relancez mais un logiciel qui se borne à suivre les conditions de paiement paramétrées pour chacune des factures enregistrées… Vous appelez votre client vous excusant presque de ne pas avoir pu retenir le courrier « rappel d’échéance » envoyé par erreur à j -10 ? Pour des relances après échéance, ce logiciel serait même capable d’insérer automatiquement les pénalités de retard !


o Prenez des nouvelles de votre client avant la date d’échéance de paiement prétextant une enquête satisfaction par exemple. Vous en profitez pour l’interroger sur les modalités de paiement (chèque, virement). Cet appel aura le mérite de faire remonter des informations importantes sur votre produit mais également vous assurer la bonne réception de votre facture.


o Vous pouvez également prétexter avoir des problèmes de distribution de courriers ? Plusieurs courriers ont déjà été perdus par votre bureau de poste dernièrement, et vous voulez savoir par quel biais votre client comptait vous adresser son règlement… Un paiement par virement serait finalement plus sécurisant pour vous comme pour lui.



Toutes ces techniques ne doivent s’appliquer que si les conditions pour relancer ses factures en toute sérénité ne sont pas réunies. Abuser de ces pratiques pourrait se retourner contre vous. Elles ont néanmoins le mérite de relancer quelques clients réfractaires sans trop les contrarier. Le message sera tout de même bien passé…
Dans tous les autres cas de figure, un courrier d’information avant échéance suivie d’un 1er rappel à l’échéance, d’un avis d’impayé ensuite avec calcul des pénalités de retard et enfin d’une mise en demeure, sans oublier d’y intercaler quelques appels téléphoniques, est sans aucun doute le processus de recouvrement type le plus efficace pour optimiser les encaissements.



12/06/2013
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